Dateiordner und MS Outook als Informationssystem?

ssch — 2004-07-25T17:47:20Z

"Informationsmanagement" in der Praxis.

Wie es scheint, erkennen Unternehmen erst nach und nach (oder gar nicht), dass es einen dringenden Bedarf an dezentralen, selbstverwalteten Informationssystemen für alle Arten von Communities gibt.
Selbst wenn ein Intranet existiert, ist dieses nur in seltesten Fällen für diese Anforderungen ausgelegt. In der Regel werden die Inhalte zentral eingepflegt und müssen dann erst noch überprüft und freigegeben werden. Der damit verbundene (Zeit-) Aufwand führt dazu, dass die Inhalte häufig veraltet oder unvollständig sind und bleiben.

In der Praxis "managen" viele Mitarbeiter ihre Informationen in Ordnersrukturen oder in MS Outlook.
Auch wenn die gleichen Informationen von mehreren benötigt werden, werden selten gemeinsame Daten gepflegt. Jeder hat seine eigene Logik wenn es um die Benennung und das Sortieren der Informationen geht und das (Windows-) Dateisystem bietet nur unzureichende Möglichkeiten, mit der man sich über neue oder geänderte Inhalte informieren kann.

Neue Informationen werden häufig per eMail weitergegeben. Diese eMails füllen die "In-Box" zusätzlich, kosten Aufmerksamkeit und Zeit und versickern nach und nach im persönlichen Postfach oder in den Archiven. Schon bei einer einfachen Urlaubsvertretung fehlen die Informationen des Kollegen. Neue Mitarbeiter benötigen unverhältnismäßig viel Einarbeitungszeit, da sie sich wiederum ein neues, eigenes "Informationssystem" erstellen müssen. Man muss davon ausgehen, dass im Unternehmen fast so viele Informationssysteme gepflegt werden, wie Mitarbeiter vorhanden sind.
Viele Unternehmen verlieren so, ohne es zu beachten, viel Zeit und Geld durch das tägliche Suchen der Mitarbeiter nach Informationen oder dadurch, dass veraltete Formulare und Vorgehensweisen ewig weiterleben, weil sie aus der offiziellen Quelle in das eigene "Informationssystem" kopiert wurden und sich damit jeder Neuerung entziehen.

Der geneigte Leser wird es schon erahnen :-) : Eine mögliche Lösung sehe ich in WikiWikiWebs. Einmal installiert, beschäftigen sie die IT-Abteilung kaum noch; im Idealfall steht nur die Datensicherung an. Fachgruppen und andere Communities pflegen "ihre" Informationssysteme selbst. Durch die einfache Handhabung, viele "Pfleger" und die extrem kurzen Veröffentlichungszyklen ist der Inhalt leicht aktuell zu halten. Die Suchfunktion erlaubt ein schnelles Auffinden der Informationen und die Funktion "letzte Änderungen" erlaubt einen schnellen Überblick über alle neuen Inhalte.

Demnächst möchte ich ein paar, aus meiner Perspektive interessante, WikiWikiWebs vorstellen.

Wer sich selbst ein Bild machen möchte findet sicher ein passendes unter WikiEngines auf Ward Cunninghams "OriginalWiki", dem Portland Pattern Repository's Wiki.

Gedanken zum Begriff "Wissensmanagement"

ssch — 2004-06-28T20:19:43Z

Lässt sich Wissen managen? Der gerne und häufig verwendete Begriff "Wissensmanagement" scheint die Frage klar mit ja zu beantworten. In der Praxis des Wissensmanagements sind kleine und große Enttäuschungen aber eher an der Tagesordnung. Warum ist das Managen von Wissen so schwierig?

Vielleicht kommt man der Bedeutung des Begriffs näher, wenn man ihn in seine beiden Teile "Wissen" und "Management" zerlegt:

"Wissen ist die intelligente, systematische oder intuitive Kombination von Wissen". Diese rekursive Definition hilft zwar niemandem weiter, verdeutlicht aber eines der Grundprobleme des Wissens: Wissen entsteht nur dort in endlicher Zeit, wo Wissen schon vorhanden ist.
Häufig werden auch Informationen als Wissen bezeichnet, Informationsdatenbanken als Wissensdatenbanken. Das ist Wunschdenken. Wissen kann ohne eine intelligente Instanz nicht auftreten. Bis auf weiteres erfüllen Rechner diese Anforderung nur ungenügend, also bleibt nur der Mensch, der Daten und Informationen mit seinen Erfahrungen verknüpfen, in einen kontext stellen und Wissen generieren kann.

Management ist in Unternehmen das, was in der Technik der Regler ist. Das Management möchte einen bestimmten Zustand erreichen und gibt "Größen" (Geld, Zeit, ...) vor. Der Erfolg (oder Misserfolg) wird gemessen und mit den Vorgaben verglichen (Controlling). Jetzt ist es wiederum die Aufgabe des Managers, die Rahmenbedingungen so anzupassen, dass sich das Ergebnis in Richtung Erfolg bewegt. Bei Zeit, Finanzen, Auslastung und Marktanteil ist die Messung mit erträglichem Aufwand möglich, bei Wissen nur sehr, sehr schwer und dann nur indirekt. Der Regelkreis ist also nicht geschlossen. Wissen lässt sich also mit den klassischen "Controller"-Werkzeugen kaum managen.
Hinzu kommt, das die Preisgabe von Wissen nicht erzwungen werden kann. Nicht freiwillig weiter gegebenes "Wissen" sind lückenhafte Informationen ohne jene Tips und Tricks, die sie wertvoll machen.

Ich möchte eine, vielleicht provokante, Behauptung aufstellen:
Methoden und Werkzeuge aus dem Wissensmanagement einzuführen, um von den Wissensträgern im Unternehmen unabhängig(er) zu werden ist aus meiner Sicht ein verständlicher aber fataler Ansatz.
Wissensmanagement kann nur dann zum Erfolg führen, wenn die Wissensträger in den Mittelpunkt gestellt werden und eine qualitative Steigerung und gezielte Verteilung des Wissens angestrebt wird. Die Abhängigkeit von den Wissensträgern erhöht sich also und reduziert sich nicht! Erst wenn sich durch diese Maßnahmen die absolute Anzahl von Wissensträgern mit ähnlichem Wissen erhöht, reduziert sich die Abhängigkeit von einzelnen Wissensträgern. Aufgrund der sehr langsamen Weitergabe des wertvollen, impliziten Wissens ist dieser Zeitraum eher einige Jahre als einige Monate.
Für den kommenden Quartalsbericht ist ernst gemeintes Wissensmanagement also nichts ;-).

BottomUp-Consulting (Rubrik:Wissensmanagement, allg.)

Dateiordner und MS Outook als Informationssystem?

Gedanken zum Begriff "Wissensmanagement"