"Informationsmanagement" in der Praxis.

Wie es scheint, erkennen Unternehmen erst nach und nach (oder gar nicht), dass es einen dringenden Bedarf an dezentralen, selbstverwalteten Informationssystemen für alle Arten von Communities gibt.
Selbst wenn ein Intranet existiert, ist dieses nur in seltesten Fällen für diese Anforderungen ausgelegt. In der Regel werden die Inhalte zentral eingepflegt und müssen dann erst noch überprüft und freigegeben werden. Der damit verbundene (Zeit-) Aufwand führt dazu, dass die Inhalte häufig veraltet oder unvollständig sind und bleiben.

In der Praxis "managen" viele Mitarbeiter ihre Informationen in Ordnersrukturen oder in MS Outlook.
Auch wenn die gleichen Informationen von mehreren benötigt werden, werden selten gemeinsame Daten gepflegt. Jeder hat seine eigene Logik wenn es um die Benennung und das Sortieren der Informationen geht und das (Windows-) Dateisystem bietet nur unzureichende Möglichkeiten, mit der man sich über neue oder geänderte Inhalte informieren kann.

Neue Informationen werden häufig per eMail weitergegeben. Diese eMails füllen die "In-Box" zusätzlich, kosten Aufmerksamkeit und Zeit und versickern nach und nach im persönlichen Postfach oder in den Archiven. Schon bei einer einfachen Urlaubsvertretung fehlen die Informationen des Kollegen. Neue Mitarbeiter benötigen unverhältnismäßig viel Einarbeitungszeit, da sie sich wiederum ein neues, eigenes "Informationssystem" erstellen müssen. Man muss davon ausgehen, dass im Unternehmen fast so viele Informationssysteme gepflegt werden, wie Mitarbeiter vorhanden sind.
Viele Unternehmen verlieren so, ohne es zu beachten, viel Zeit und Geld durch das tägliche Suchen der Mitarbeiter nach Informationen oder dadurch, dass veraltete Formulare und Vorgehensweisen ewig weiterleben, weil sie aus der offiziellen Quelle in das eigene "Informationssystem" kopiert wurden und sich damit jeder Neuerung entziehen.

Der geneigte Leser wird es schon erahnen :-) : Eine mögliche Lösung sehe ich in WikiWikiWebs. Einmal installiert, beschäftigen sie die IT-Abteilung kaum noch; im Idealfall steht nur die Datensicherung an. Fachgruppen und andere Communities pflegen "ihre" Informationssysteme selbst. Durch die einfache Handhabung, viele "Pfleger" und die extrem kurzen Veröffentlichungszyklen ist der Inhalt leicht aktuell zu halten. Die Suchfunktion erlaubt ein schnelles Auffinden der Informationen und die Funktion "letzte Änderungen" erlaubt einen schnellen Überblick über alle neuen Inhalte.

Demnächst möchte ich ein paar, aus meiner Perspektive interessante, WikiWikiWebs vorstellen.

Wer sich selbst ein Bild machen möchte findet sicher ein passendes unter WikiEngines auf Ward Cunninghams "OriginalWiki", dem Portland Pattern Repository's Wiki.